IBS e CBS: Preenchimento Obrigatório em 2025 – Guia para Prestadores de Serviços

Prestadores de serviços, atenção: a partir de 3 de novembro de 2025 o governo torna obrigatório o preenchimento dos campos de IBS e CBS nos Documentos Fiscais Eletrônicos (DFes). A falta de adaptação pode acarretar multas, rejeições de notas e falhas operacionais que impactam diretamente o fluxo de caixa e a credibilidade da sua empresa.

Com a publicação da Nota Técnica 2025.001 – RTC v1.09, é essencial testar e ajustar seus sistemas no ambiente de homologação antes da data-limite, aproveitando o período de validação opcional. Prepare-se para incorporar as novas exigências tributárias e garantir a conformidade sem sobressaltos.

Alerta para Prestadores de Serviços: Evite Multas e Rejeições

O descuido com o preenchimento obrigatório dos campos de IBS e CBS nos DFes a partir de 3 de novembro de 2025 pode resultar em penalidades significativas, como multas administrativas e rejeição em massa de notas fiscais eletrônicas. Além das sanções financeiras, falhas no processo impactam o fluxo de caixa, atrasam recebimentos e geram retrabalho na emissão de documentos.

Sem a devida preparação — incluindo testes em ambiente de homologação e ajustes de sistemas para incluir corretamente os novos campos tributários — as empresas correm o risco de sofrer interrupções operacionais, perda de credibilidade junto a clientes e fornecedores e aumento dos custos com correções de última hora.

O que muda a partir de novembro de 2025: IBS e CBS obrigatórios nos DFes

A Nota Técnica 2025.001 – RTC v1.09, divulgada em 15 de setembro de 2025, formaliza a inclusão dos campos relativos ao IBS e à CBS nos Documentos Fiscais Eletrônicos (DFes) como parte da Lei Complementar nº 214/2025, que implementa a Reforma Tributária do Consumo. O cronograma previsto estabelece:

• 3 de novembro de 2025: preenchimento obrigatório no ambiente de homologação;
• 6 de outubro de 2025: disponibilização em produção com preenchimento opcional e validação apenas se informado;
• 5 de janeiro de 2026: aplicação obrigatória das regras de validação completas em produção.

Com essa medida, o objetivo é garantir tempo suficiente para que contribuintes e fornecedores de sistemas testem e adaptem seus processos, reduzindo riscos de rejeição e inconsistências antes da implantação definitiva do novo modelo tributário.

Ambientes de homologação e produção: fases de implantação

No ambiente de homologação, os campos de IBS e CBS estão disponíveis para testes desde julho de 2025, com preenchimento opcional até 3 de novembro de 2025. A partir dessa data, o preenchimento torna-se obrigatório em homologação, permitindo verificar a consistência dos novos campos antes de migrar para produção.

Já no ambiente de produção, o uso dos campos segue cronograma diferenciado: inicialmente (a partir de 6 de outubro de 2025), o preenchimento é facultativo e só há validação se as informações forem informadas. A aplicação plena das regras de validação em produção se inicia em 5 de janeiro de 2026, quando todos os documentos fiscais eletrônicos passarão por conferência rigorosa para IBS e CBS.

• Julho/2025 (homologação): campos disponíveis, validação opcional.
• 3 de novembro/2025 (homologação): preenchimento obrigatório, sem bloqueio em produção.
• 6 de outubro/2025 (produção): disponibilização com validação apenas se informado.
• 5 de janeiro/2026 (produção): aplicação obrigatória das regras de validação completas.

Essa divisão por fases garante tempo para ajustes e evita interrupções operacionais, permitindo que prestadores de serviços adaptem seus sistemas de forma gradual e segura, reduzindo riscos de rejeições e multas.

Principais ajustes de leiautes e validações

Os leiautes dos DFes foram atualizados para incorporar o grupo IBS/CBS nos blocos de impostos, incluindo campos essenciais:

• CST (Código de Situação Tributária): identifica o enquadramento fiscal do bem ou serviço.
• cClassTrib (Código de Classificação Tributária): detalha a classificação conforme a Reforma do Consumo.
• vIBS (Valor do IBS): especifica o montante do Imposto sobre Bens e Serviços.
• vCBS (Valor da CBS): registra o valor da Contribuição sobre Bens e Serviços.
• Parâmetros de diferimento, redução de alíquota e crédito presumido: definem tratamentos fiscais diferenciados.

Paralelamente, as regras de validação foram reforçadas com as seguintes mudanças:

• cStat ampliado para quatro dígitos: oferece códigos de retorno mais granulares para facilitar a identificação de erros.
• Suporte a CNPJ alfanumérico: garante compatibilidade com o novo formato de inscrição antecipadamente.
• Validações de consistência cruzada: exigem coerência entre CST, cClassTrib e os valores de vIBS/vCBS.
• Mensagens de retorno detalhadas: orientam correções específicas em campos IBS/CBS para reduzir rejeições.

Esses ajustes demandam atualizações nos sistemas emissores e testes rigorosos em homologação, assegurando o correto funcionamento antes da obrigatoriedade em produção.

Cronograma completo: passo a passo para a adaptação

Confira abaixo o cronograma completo para a adaptação dos sistemas ao novo leiaute de IBS e CBS:

• Julho/2025: campos de IBS e CBS disponíveis em ambiente de homologação com validação opcional;
• 3 de novembro/2025: preenchimento obrigatório em homologação, permitindo testes e ajustes antes da produção;
• 6 de outubro/2025: início do uso facultativo em produção, com validação apenas se as informações forem informadas;
• 5 de janeiro/2026: aplicação obrigatória das regras de validação completas no ambiente de produção.

Como a Numbi pode apoiar sua conformidade tributária

Com ampla experiência em gestão tributária e Imposto de Renda, a Numbi atua de forma preventiva e estratégica para que prestadores de serviços mantenham todas as obrigações fiscais em dia. Nossa abordagem integra conhecimento técnico e acompanhamento contínuo das mudanças regulatórias relacionadas ao IBS e à CBS.

Entre as principais frentes de apoio estão:

• Monitoramento de prazos fiscais e obrigações tributárias;
• Atualização constante sobre alterações na legislação e leiautes dos DFes;
• Revisão e validação dos campos IBS e CBS para reduzir riscos de rejeições;
• Suporte na preparação de ambientes de homologação e testes de sistemas;
• Emissão de relatórios gerenciais para otimizar decisões financeiras.

Com essas soluções, os prestadores de serviços ganham maior segurança na emissão de documentos fiscais, minimizam penalidades e garantem processos mais eficientes até a plena vigência das novas regras tributárias.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse IBS e CBS: preenchimento obrigatório começa em novembro