Intermediário do serviço na NF-e: evite rejeções e garanta conformidade

Erro no preenchimento do campo Intermediário do Serviço na NF-e pode implicar em rejeições fiscais, travando suas vendas em marketplaces e plataformas digitais. Cada erro reflete em atrasos, autuações e retrabalho, interferindo diretamente no fluxo de caixa e na satisfação do cliente.

Neste guia prático, você entenderá o que é o intermediário do serviço, seus fundamentos na Nota Técnica NT 2020.006 e em quais situações o campo se torna obrigatório. Saiba como relacionar corretamente o Indicador de Presença (indPres) e os dados necessários — do CNPJ ao meio de pagamento — para assegurar conformidade fiscal e evitar os principais códigos de rejeição.

O risco de rejeições fiscais ao informar mal o intermediário

Preencher incorretamente o campo “Intermediário do Serviço” na NF-e pode causar rejeições imediatas pela Sefaz, interrompendo a emissão do documento e travando suas vendas em marketplaces. Cada rejeição implica em atrasos na entrega, retrabalho para correção dos dados e riscos de penalidades fiscais, impactando diretamente o fluxo de caixa e a reputação da sua empresa.

Entre os principais problemas ocasionados por informações equivocadas estão:

• Bloqueio automático na validação da NF-e (códigos de rejeição 434, 438 e 440)
• Multas e autuações por inconsistência de dados cadastrais
• Necessidade de cancelamentos e reemissões, gerando retrabalho contábil
• Atrasos nas operações logísticas e na liberação de mercadorias

Por isso, manter atenção redobrada ao inserir o CNPJ do intermediário e ao indicar corretamente o “Indicador de Presença” é fundamental para garantir conformidade fiscal e agilidade nas suas transações.

O que é o intermediário do serviço na NF-e

O intermediário do serviço na NF-e é a pessoa jurídica que conecta o prestador ao tomador da operação — ou o vendedor ao consumidor, no caso de produtos — sem adquirir o bem ou serviço em si. Esse campo foi criado para dar visibilidade às plataformas digitais que facilitam transações, como marketplaces e apps de intermediação.

Instituída pela Nota Técnica NT 2020.006 (publicada em 2020 e vigente desde abril de 2021), essa exigência busca fortalecer a transparência fiscal. Ao identificar corretamente quem atua como intermediador, a Sefaz obtém um registro completo das etapas da venda, o que ajuda a coibir fraudes e a simplificar a fiscalização eletrônica.

Além de reduzir riscos de erros e rejeições, essa prática assegura uma cadeia de responsabilização clara, permitindo que empresas e contadores acompanhem cada etapa da negociação e mantenham a conformidade adequada.

Quando e como informar o intermediário na nota fiscal

O preenchimento do campo “Intermediário do Serviço” na NF-e está diretamente vinculado ao Indicador de Presença (indPres), código responsável por indicar a modalidade da venda e a necessidade de informar o intermediário:

• indPres = 1 (site ou plataforma de terceiros): obrigatório informar o CNPJ do intermediário em todas as operações;
• indPres = 2, 3, 4 ou 9 (não presencial pela internet, teleatendimento, NFC-e com entrega ou outras não presenciais): preencher apenas se houver intermediação por marketplace ou plataforma;
• indPres = 0 ou 5 (site próprio ou venda presencial fora do estabelecimento): não informar intermediário.

Omissões ou preenchimentos incorretos quando exigidos resultam em rejeições pela Sefaz (códigos 434, 438, 440 etc.), gerando retrabalho e atrasos na liberação da NF-e.

Códigos de Indicador de Presença e obrigatoriedade

Confira a seguir cada código do indPres e a obrigatoriedade de informar o intermediário:

• 0 – Operação sem intermediador (site ou plataforma própria): intermediário não obrigatório.
• 1 – Site ou plataforma de terceiros (marketplace): obrigatório informar o CNPJ do intermediário.
• 2 – Operação não presencial, pela Internet: informar o intermediário apenas se houver plataforma terceirizada.
• 3 – Operação não presencial, Teleatendimento: informar o intermediário apenas se houver plataforma de intermediação.
• 4 – NFC-e com entrega a domicílio: informar o intermediário apenas se houver marketplace.
• 5 – Operação presencial, fora do estabelecimento: intermediário não obrigatório.
• 6 – Não utilizado.
• 7 – Não utilizado.
• 8 – Não utilizado.
• 9 – Operação não presencial (outros): informar o intermediário apenas se houver plataforma interveniente.

Dados obrigatórios: CNPJ e instituição de pagamento

Para garantir o registro completo do intermediário na sua NF-e, informe corretamente:

• CNPJ do intermediário: 14 dígitos sem pontos, traços ou barras, conforme cadastro na Sefaz;
• Código de cadastro: utilize o valor do indPres apropriado (1, 2, 3, 4 ou 9), de acordo com a modalidade da venda;
• CNPJ da instituição de pagamento: preencha quando o intermediário também processar o pagamento da transação.

Verifique sempre a consistência entre o indicador de presença e os CNPJs informados para evitar rejeições fiscais e garantir a validação da sua NF-e.

Como evitar as principais rejeições fiscais

Antes de emitir sua NF-e, revise atentamente os campos de intermediário do serviço e meio de pagamento. Abaixo, confira os principais códigos de rejeição (434 a 443), suas causas mais comuns e dicas de checagem:

• Rejeição 434: Ausência do indicativo do intermediador – verifique se indPres=1 e o CNPJ do intermediário foram informados.
• Rejeição 435: Indicativo do intermediador não permitido – confirme se indPres é 0 ou 5 antes de preencher o intermediário.
• Rejeição 436: Código do meio de pagamento inexistente – use apenas códigos autorizados pela Sefaz.
• Rejeição 437: CNPJ da instituição de pagamento inválido – valide o CNPJ em consulta pública antes da emissão.
• Rejeição 438: Dados do intermediário ausentes em site de terceiros – em indPres=1, garanta o preenchimento completo do CNPJ.
• Rejeição 439: Informações do intermediário preenchidas indevidamente – confira o cruzamento entre indPres e dados do intermediário.
• Rejeição 440: CNPJ do intermediário inválido ou inativo – valide o registro na base da Receita Federal.
• Rejeição 441: Descrição obrigatória ausente para meio de pagamento “99 – Outros” – inclua a descrição detalhada.
• Rejeição 442: Descrição de pagamento informada indevidamente – use descrição apenas quando o código for 99.
• Rejeição 443: Código de bandeira de cartão inexistente – utilize somente bandeiras homologadas.

Realize checagens de consistência entre indPres, CNPJs e códigos de pagamento antes de gerar a NF-e. Essa prática evita retrabalho, atrasos logísticos e possíveis autuações fiscais.

O intermediário no DANFe e a importância do XML

O DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação resumida e simplificada da NF-e, criada apenas para acompanhar o transporte da mercadoria. Ele não contempla todos os campos do XML, incluindo as informações sobre o intermediário do serviço, para manter o documento físico mais enxuto e focado nos dados essenciais de circulação.

Já o arquivo XML armazena o registro completo da NF-e, com todos os detalhes fiscais e cadastrais, incluindo o CNPJ do intermediário, o indicador de presença e o meio de pagamento. Esse formato eletrônico garante rastreabilidade, facilita a fiscalização pela Sefaz e permite auditorias precisas, assegurando integridade e validade jurídica às operações comerciais.

Como a Numbi pode ajudar na gestão de sua NF-e

Em um cenário de emissões eletrônicas cada vez mais complexas, contar com a experiência de quem atua na gestão tributária faz toda a diferença. A Numbi oferece acompanhamento especializado para validar cada campo da NF-e, garantindo que o indicador de presença, o CNPJ do intermediário e o meio de pagamento sejam conferidos de acordo com a legislação vigente.

Entre as principais frentes de apoio:

• Auditoria de layouts de NF-e e conferência dos campos obrigatórios;
• Orientação sobre o uso correto do Indicador de Presença (indPres) e aplicação da Nota Técnica NT 2020.006;
• Validação preventiva de CNPJs e códigos de pagamento para evitar rejeições;
• Capacitação de equipes internas e integração de processos contábeis.

Com acompanhamento dedicado e processos ajustados, a Numbi ajuda a reduzir riscos de retrabalho e falhas fiscais, proporcionando mais agilidade e segurança na emissão das NF-e da sua empresa.

Acompanhe nosso blog para mais novidades

Esteja sempre atualizado sobre obrigações fiscais e descubra dicas práticas para otimizar sua gestão tributária. Visite nosso blog diariamente e acompanhe novas curadorias que trazem orientações claras sobre mudanças na legislação, prevenção de rejeições e melhores práticas contábeis, garantindo mais segurança e agilidade nos seus processos fiscais.

Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Intermediário do serviço na NF-e: saiba como preencher