Reforma Tributária em NF-e e NFC-e: prazos, impactos e como se preparar

A Reforma Tributária está modificando a emissão da NF-e e da NFC-e, com a inclusão de novos campos para IBS, CBS e IS. O processo será escalonado: em 2025 o preenchimento é opcional; em 2026, empresas de Lucro Real e Presumido passam a preencher obrigatoriamente (exceto Simples Nacional, salvo em notas de devolução); e, em 2027, o Simples Nacional adere à obrigatoriedade plena.

Ficar atento a esses prazos evita rejeições e penalidades, como a rejeição 1105 que impede a totalização de IBS, CBS e IS em 2026. Neste artigo, apresentamos cronogramas, impactos por regime e ações práticas para você se preparar e manter sua emissão de notas em conformidade.

Alerta: prazos da Reforma Tributária podem impactar suas NF-e e NFC-e

Com a chegada dos prazos escalonados da Reforma Tributária, o não cumprimento pode gerar consequências sérias na emissão de NF-e e NFC-e. A partir de 2026, as regras de validação passam a ser rigorosas, aumentando o risco de rejeição de notas e penalidades.

Principais riscos ao não adequar-se a tempo:

• Rejeição de nota fiscal (código 1105) por totalização indevida de IBS, CBS e IS
• Multas e juros por atraso no envio de dados fiscais
• Bloqueio de emissão de novas notas até a correção de inconsistências
• Atraso no recebimento de pagamentos e impacto no fluxo de caixa
• Auditorias e autuações fiscais por falta de conformidade

Evitar esses problemas requer planejamento prévio, atualização dos sistemas e treinamento da equipe, assegurando que sua empresa esteja preparada para atender aos novos requisitos sem interrupções.

Entenda o cronograma de obrigatoriedade (2025 a 2027)

Confira o cronograma resumido das fases de obrigatoriedade para preenchimento dos novos campos de IBS, CBS e IS em NF-e e NFC-e entre 2025 e 2027:

• 2025: preenchimento opcional de IBS, CBS e IS para todos os regimes; informações são validadas apenas se incluídas.
• 2026: obrigatório para empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido; Simples Nacional segue opcional (exceto em notas de devolução); IBS, CBS e IS não compõem o total da nota (rejeição 1105).
• 2027: exigência estendida ao Simples Nacional para campos de IBS e CBS; todas as empresas passam a obedecer as regras de validação.

Quais empresas são afetadas e quando devem se adequar

As obrigações de cada regime tributário na emissão da NF-e e NFC-e se dão de forma escalonada:

• Simples Nacional: em 2025 e 2026, o preenchimento dos novos campos de IBS e CBS é opcional, salvo em operações de devolução; a partir de 1º de janeiro de 2027, torna-se obrigatório incluir esses campos.
• Lucro Real e Lucro Presumido: em 2025, os campos de IBS, CBS e IS continuam opcionais e só são validados se preenchidos; a partir de 2026, o preenchimento desses campos passa a ser obrigatório, com aplicação das regras de validação.

Exceção em 2026: quando uma empresa do Lucro Real ou Lucro Presumido emitir NF-e ou NFC-e com os novos campos para um cliente do Simples Nacional e houver necessidade de nota de devolução, a empresa enquadrada no Simples deverá, na devolução, preencher obrigatoriamente os campos de IBS e CBS.

Totalização dos novos tributos na nota fiscal em 2026: o que muda

A partir de 1º de janeiro de 2026, entra em vigor a regra excepcional estabelecida na Nota Técnica 2025.002, que altera a totalização dos tributos na NF-e e NFC-e.

Segundo essa nota técnica e a rejeição 1105, os valores referentes a IBS, CBS e IS:

• Não podem ser incluídos no campo de valor total do item nem no montante global da nota;
• Devem ser informados em campos específicos, sem impactar a soma dos valores tradicionais (produtos e serviços);
• Têm validação obrigatória: a omissão ou inclusão indevida aciona a rejeição 1105, impedindo a autorização do documento fiscal.

Esse tratamento garante transparência e evita distorções na apuração de tributos, mantendo a integridade dos valores exibidos na nota fiscal.

Como se preparar: passos para adaptar seus processos e sistemas

Para adaptar seus processos e garantir conformidade com os prazos da Reforma Tributária, siga estes passos práticos:

• Revisar e atualizar o layout do sistema de emissão de NF-e e NFC-e para incluir os campos de IBS, CBS e IS;
• Integrar ou ajustar seu ERP/ software de gestão para mapear e validar corretamente as novas informações;
• Realizar testes em ambiente de homologação, simulando cenários de emissão e devolução para evitar rejeições;
• Treinar a equipe fiscal e contábil sobre os novos campos, regras de validação e rejeição 1105;
• Documentar os processos revisados, definindo responsáveis e prazos para cada etapa de adaptação;
• Monitorar atualizações da SEFAZ e notas técnicas, mantendo seus sistemas sempre em dia;
• Contar com a consultoria especializada da Numbi para auditoria de processos, ajustes finos e capacitação interna.

Com essas ações, você minimiza riscos de inconsistências e penalidades, garantindo uma transição tranquila para os novos requisitos fiscais.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse NF-e e NFC-e: prazos da Reforma Tributária