Reforma tributária exige adequação de empresários e contadores já em 2025

Estamos a menos de seis meses do período decisivo: a reforma tributária, prevista para começar em 1º de janeiro de 2026, exige ação imediata de empresários e contadores. Como alerta Lucas Ribeiro, especialista da ROIT, “a reforma não é mais futuro, é presente”. Sem preparação até 2025, sua empresa corre riscos financeiros, com maior exigência de capital de giro e automatização de tributos via split payment.

Nos próximos parágrafos, você encontrará:

• O cronograma completo da implantação (2026–2033);
• Os impactos diretos no Simples Nacional e a migração para IBS e CBS;
• As mudanças na gestão integrada e na automação de processos;
• Os ganhos de eficiência e redução de litígios após 2033.

Urgência máxima: por que você não pode adiar a preparação para 2026

A contagem regressiva para a reforma tributária já começou: faltam menos de seis meses para o fim de 2025. Sem um diagnóstico preciso dos impactos, sua empresa corre o risco de não atender aos novos prazos e sofrer penalidades financeiras significativas.

Como alerta o tributarista Lucas Ribeiro, “metade do ano já foi, a outra voa”. Adiar a adequação pode resultar em erros de apuração, automatização insuficiente e falta de capital de giro para honrar as novas obrigações.

• Aumento imediato na necessidade de capital de giro para pagamento antecipado de tributos;
• Multas de até 75% sobre valores recolhidos fora dos novos prazos;
• Perda de créditos fiscais por falhas na integração de sistemas;
• Bloqueio de CNPJ e restrições operacionais em caso de desconformidade.

Para evitar surpresas, é fundamental mapear processos, revisar contratos e iniciar a automação tributária ainda em 2025. Essa preparação é a única forma de garantir uma transição suave para o modelo IBS/CBS e o split payment a partir de 2026.

Cronograma e escopo da reforma tributária

A Emenda Constitucional 132/2023 estabelece um período de transição gradual de 1º de janeiro de 2026 a 31 de dezembro de 2032, com implantação simultânea ao modelo atual.

• 2026: vigência inicial do IBS e do CBS ao lado das regras vigentes;
• 2027–2032: fases de migração de alíquotas, apuração de créditos e implementação do split payment;
• 31/12/2032: encerramento do regime de transição;
• 01/01/2033: IBS e CBS substituem integralmente PIS, Cofins, ICMS e ISS.

As principais mudanças previstas na EC 132/2023 incluem:

• Unificação de PIS e Cofins no IBS e da contribuição social no CBS;
• Split payment com pagamento automático no momento da operação;
• Padronização nacional de alíquotas e fim de regimes especiais;
• Simplificação de obrigações acessórias e maior transparência na apuração tributária.

Capital de giro em alerta: entenda o split payment

O split payment é um mecanismo pelo qual o valor do tributo é destacado na nota fiscal e pago diretamente ao Fisco no momento da operação, sem passar pelo caixa da empresa. Na prática, o comprador retém a parte correspondente aos impostos devidos e a transfere automaticamente à autoridade tributária, garantindo o recolhimento instantâneo.

Esse modelo altera profundamente o fluxo de caixa, pois as empresas não poderão mais usar o montante de tributos para capital de giro ou financiamento de operações. A exigência de antecipar esses pagamentos gera maior necessidade de liquidez e demanda planejamento rigoroso.

• Revisão de saldos de contas: monitorar diariamente os valores reservados para tributos;
• Projeção de fluxo de caixa: estimar antecipadamente os compromissos fiscais em cada transação;
• Adequação de contratos: negociar prazos de pagamento com clientes e fornecedores para equilibrar entradas e saídas;
• Implementação de reservas compulsórias: criar contas específicas para o depósito antecipado dos tributos;
• Integração de sistemas: automatizar a separação e o envio das quantias devidas ao Fisco.

Sem essa reorganização, as empresas correm risco de insuficiência de caixa, atrasos nos pagamentos e multas, comprometendo toda a cadeia operacional.

Automação e gestão integrada: o novo padrão exigido

Com a chegada da reforma tributária, a automação de processos e a integração entre áreas deixam de ser diferencial e se tornam imperativos para garantir conformidade, agilidade e redução de riscos. Ao automatizar lançamentos fiscais, apurações e envio de informações, as empresas eliminam tarefas manuais, minimizam erros e otimizam o uso do capital de giro. A conexão entre fiscal, contábil, financeira, compras e tecnologia promove visibilidade em tempo real, facilita a tomada de decisões e assegura o cumprimento de prazos e obrigações acessórias.

• Sincronização de dados: unifica informações em uma única base, evitando retrabalho e divergências;
• Padronização de processos: aplica workflows automáticos para aprovação, conferência e envio de documentos;
• Visão integrada: disponibiliza dashboards para acompanhamento instantâneo de indicadores tributários e financeiros;
• Segurança e rastreabilidade: registra todos os passos das operações, garantindo auditoria e transparência;
• Escalabilidade: adapta-se rapidamente a novas regras e alterações previstas na EC 132/2023.

Essas práticas não só reduzem custos operacionais e riscos de multas, mas também criam um ambiente favorável para respostas rápidas a exigências do Fisco, preparando a empresa para transitar com confiança ao novo modelo IBS/CBS.

Simples Nacional: prepare-se para migração ao IBS e CBS

As empresas optantes pelo Simples Nacional enfrentarão mudanças significativas com a chegada do IBS e do CBS. A principal delas é a necessidade de migrar para o regime regular desses novos tributos caso desejem aproveitar créditos sobre suas aquisições. Sem essa transição, poderão se tornar acumuladoras de créditos não aproveitados, já que o Simples não prevê compensação automática de PIS/Cofins e contribuições sociais.

Para garantir uma adaptação eficiente, é fundamental observar:

• Mapeamento de faturamento: avaliar se o volume de receitas e despesas justifica a migração para o IBS/CBS;
• Levantamento de créditos: identificar e quantificar créditos de PIS, Cofins, ICMS e ISS passíveis de aproveitamento;
• Ajuste de sistemas: atualizar o ERP ou software contábil para calcular e registrar automaticamente os novos créditos e débitos;
• Revisão contratual: negociar cláusulas com fornecedores e clientes para refletir a retenção de tributos em origem;
• Fluxo de informação: treinar equipes fiscais e contábeis para monitorar lançamentos, lançando mão de dashboards que mostrem créditos disponíveis.

Com esse planejamento, as empresas do Simples Nacional minimizarão riscos de perda de créditos e impactos no fluxo de caixa, garantindo conformidade e aproveitamento máximo das oportunidades trazidas pela reforma.

Menos litígios e mais eficiência após 2033

Com a implementação completa do IBS e do CBS em 2033, a expectativa é de uma significativa redução de conflitos entre empresas e Fisco. Segundo Lucas Ribeiro, a padronização nacional de alíquotas e a automação dos processos tributários vão eliminar grande parte das divergências hoje levadas ao Judiciário, tornando a apuração mais clara e objetiva.

Esse novo modelo deve trazer benefícios de longo prazo para a saúde financeira e a gestão de riscos:

• Menor volume de disputas judiciais, graças à maior transparência nas operações;
• Redução de custos com contencioso e honorários advocatícios;
• Previsibilidade tributária, facilitando o planejamento orçamentário;
• Agilidade na aprovação de créditos, com sistemas padronizados e integrados;
• Ambiente mais favorável a investimentos e expansão de negócios.

Em resumo, após 2033 as empresas contarão com um sistema tributário mais eficiente e menos suscetível a erros, permitindo dedicar esforços ao crescimento sustentável.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma tributária exige adequação de empresários e contadores já em 2025