Reforma Tributária e Nota Técnica 2025.002-RTC: Adequando sua NF-e ao IBS e CBS

Com a publicação da Nota Técnica 2025.002-RTC, a NF-e passa a incorporar campos específicos para IBS e CBS, conforme a LC 214/2025. A obrigatoriedade de adaptação até janeiro de 2026 exige atualizações em ERPs, sistemas fiscais e fluxos internos.

Empresas que não implementarem essas mudanças a tempo ficarão sujeitas a sanções administrativas, multas e atrasos operacionais, afetando o fluxo de caixa e comprometendo a conformidade tributária.

Para evitar riscos e garantir uma transição tranquila, é imprescindível iniciar agora a revisão de sistemas e o treinamento das equipes fiscais, alinhando processos ao novo cenário tributário.

Atenção imediata: riscos de não adequar sua NF-e ao IBS/CBS

Empresas que não adaptarem sua NF-e aos novos requisitos de IBS e CBS até janeiro de 2026 estarão sujeitas a sanções que podem comprometer sua operação e saúde financeira.

• Multas diárias por não conformidade na emissão de documentos fiscais;
• Suspensão ou bloqueio da autorização de uso da NF-e, gerando atrasos logísticos;
• Auto de infração com cobrança retroativa de tributos e encargos;
• Restrição de acesso a créditos fiscais, afetando o fluxo de caixa;
• Impedimento na obtenção de certidões negativas, prejudicando contratos e licitações.

Contexto legal: da EC 132/2023 à LC 214/2025

A Emenda Constitucional 132/2023 estabeleceu a base da reforma tributária ao unificar e substituir tributos incidentes sobre bens e serviços — como ICMS, ISS, PIS e COFINS — por um modelo não cumulativo. Nesse novo cenário, foram criados o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), garantindo maior simplicidade e previsibilidade na cobrança tributária.

Para operacionalizar essa mudança, a Lei Complementar 214/2025 detalhou as regras de incidência, partilha de receitas entre entes federativos e permite amplo crédito fiscal. A Nota Técnica 2025.002-RTC, então, atua como guia prático: padroniza leiautes, campos e eventos eletrônicos na NF-e/NFC-e para registrar corretamente IBS e CBS, viabilizando a conformidade tributária e preparando empresas e sistemas para a obrigatoriedade a partir de janeiro de 2026.

Novidades no leiaute da NF-e: inteligência fiscal em cada XML

A Nota Técnica 2025.002-RTC ajusta a estrutura XML da NF-e, oferecendo maior transparência e controle fiscal. As principais alterações incluem:

• Grupo UB: campos dedicados para alíquotas, base de cálculo e valores de IBS, CBS e Imposto Seletivo por item, além de situações tributárias como isento, diferido e crédito presumido.
• Grupo W03: totais por documento das bases de cálculo e valores de tributos, discriminados por UF e município, facilitando a partilha e conferência automática dos dados.
• Eventos Eletrônicos: inclusão de eventos específicos para solicitação de crédito presumido, registro de perecimento ou furto, destinação de consumo pessoal e manifestação sobre transferência de crédito em casos de sucessão.
• Códigos de Classificação: tabelas padronizadas para IBS, CBS e Imposto Seletivo, incluindo códigos de crédito presumido, garantindo uniformidade na identificação dos tributos.

Para gerar XMLs válidos, os sistemas fiscais e ERPs devem incorporar esses novos grupos, campos e eventos. A adoção antecipada do leiaute evita rejeições, garante conformidade e prepara as empresas para a obrigatoriedade de janeiro de 2026.

Repercussões contábeis e tecnológicas no seu dia a dia

As alterações no leiaute da NF-e impactam diretamente a escrituração e exigem ajustes precisos no plano de contas para refletir o IBS e a CBS de forma separada e transparente.

• Plano de contas: inclusão de contas específicas para IBS a recolher, IBS a recuperar, CBS a recolher e CBS a recuperar, além das categorias de créditos presumidos e Imposto Seletivo;
• Automação de lançamentos: geração automática de débitos e créditos com base nos campos UB e W03 do XML, permitindo a apropriação por item e a integração direta com o módulo contábil;
• Conciliação fiscal-contábil: uso de rotinas de importação de XML que cruzam dados de alíquotas e valores, reduzindo retrabalho e erros manuais;
• Split payment: configuração de eventos eletrônicos específicos para direcionar pagamentos de tributos diretamente ao fisco, sem passar pelo caixa da empresa;
• Fluxo de caixa projetado: ajuste do cronograma de desembolso para contemplar baixas automáticas de passivos fiscais e evitar gargalos financeiros.

Adotar essas mudanças garante maior agilidade nos fechamentos mensais, transparência na gestão de tributos e minimiza riscos de reprovações em auditorias eletrônicas.

Cinco passos práticos para se antecipar até janeiro de 2026

Para garantir uma transição sem sobressaltos, planeje as atividades conforme o calendário sugerido abaixo:

• Atualização do ERP: até setembro de 2025, incorpore os novos campos dos grupos UB e W03 e configure eventos eletrônicos para IBS/CBS;
• Treinamento da equipe: entre setembro e outubro de 2025, capacite contadores e fiscais sobre códigos, situações tributárias e procedimentos de split payment;
• Revisão de processos internos: em outubro de 2025, ajuste fluxos de emissão, devolução e bonificação para apropriação de créditos e uso de eventos específicos;
• Testes e homologação: até novembro de 2025, realize simulações em ambiente de pré-produção, validando XMLs e cenários de crédito presumido e contingências;
• Auditoria eletrônica contínua: a partir de dezembro de 2025, implemente rotinas de conferência automática de alíquotas, bases de cálculo e consistência dos documentos fiscais.

Conclusão: conte com a Numbi e acompanhe nosso blog

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária: Nota Técnica 2025.002-RTC redefine NF-e para IBS e CBS